Textové audity a manuály

Nejste si jisti, zda ve psaných dokumentech používáte češtinu správně? Máte pochybnosti o jazykové podobě dokumentů, které vaši firmu reprezentují navenek? Nechte si udělat analýzu stávajících textů. Po podrobném prozkoumání dokumentů, které nám předložíte, buď způsob práce s jazykem ve vaší firmě potvrdíme, nebo vám navrhneme, v jakých oblastech je třeba ji zlepšit.

Stává se, že na dokumentech, kterými se vaše firma prezentuje nebo které vydáváte, pracuje větší množství lidí uvnitř společnosti i mimo ni? V češtině existují gramatické a pravopisné jevy, jež je možné psát dvěma i více různými způsoby a žádná jazyková příručka nezaručí, že jednotliví autoři budou k takovým jevům přistupovat stejně. Pokud takových dokumentů vzniká větší množství, může se stát, že vaše texty budou čtenáři připadat jako nesourodé. A pokud při tvorbě dokumentů kopírujete pasáže z různých tiskovin, sejdou se třeba v jednom textu internet i Internet, mechanismus i mechanizmus.

K čemu je textový audit dobrý?

Není od věci udělat si čas od času pořádek ve svých záležitostech. Zatímco v otázkách financí, lidí, projektů a výroby jsme k tomu nuceni pravidelně, jiné věci pokládáme za samozřejmé. Každý druhý Čech si myslí, že má češtinu v malíčku, takže málokdo uvažuje o tom, jestli je slogan, který firma už dva roky používá, gramaticky správný. Názvy výrobků vznikají častěji podle citu než podle pravidel a znalostí jazyka. Nikdo se nad tím nepozastaví do chvíle, kdy jsou formulace ve firemních dokumentech nápadně deformované například oborem, v němž společnost působí, doslovným přejmutím z jiného jazyka apod. Textový audit je právě takovým ohlednutím se zpátky. Jeho provedením získáte analýzu jazykové správnosti dokumentů, které vytváříte.

Jak textový audit probíhá?

Ještě než se začneme věnovat samotné analýze vašich textů, budeme se snažit zjistit podrobnosti o okolnostech, za kterých vznikají. Bude nás zajímat, jestli jsou dokumenty výsledkem práce více lidí, nebo jednoho jediného textaře. Pokusíme se zjistit si o vás i o vašem oboru vše podstatné a požádáme vás o maximum dokumentů, ať už vznikly pro interní potřebu, nebo byly určeny pro úzký okruh odborníků či širokou veřejnost. Všechny texty podrobíme důkladné analýze, abychom vás mohli upozornit na slabá místa a jazyková klišé, kterým je dobré se vyhnout.

Proč byste měli mít textový audit?

Povinnost projít textovým auditem naštěstí nestanoví žádný zákonný předpis ani prováděcí vyhláška. Ostatně nikde není psáno, že byste se při psaní textů museli řídit Pravidly českého pravopisu nebo jinou kodifikační příručkou. Pokud ale chcete psát tak, aby vás jazyková úroveň neznevýhodňovala, a nespoléháte se na neznalost klientů, musíte si být jisti, že vaše čeština je na úrovni. Textový audit vás v tom utvrdí nebo může být na začátku změny k lepšímu.

Stačí, když nám předložíte konkrétní psané dokumenty, které ve vaší firmě vznikly v průběhu dostatečně dlouhého časového období. Na texty se díváme jako na celek, nikoli jako na jednotlivosti, takže jsme schopni sledovat vývoj a lépe definujeme potřeby práce s textem. Oproti běžné jazykové korektuře je textový audit mnohem rozsáhlejší, neboť při něm sledujeme vztah mezi tím, co chcete říct, a tím, co říkáte.

K čemu je textový manuál dobrý?

Zpracováním textového manuálu stanovíme pro vaši firmu interní pravidla pro používání nejen dubletních pravopisných tvarů i pro psaní nejpoužívanějších spojení slov. Kromě toho formulujeme zásady pro psaní názvů výrobků nebo služeb. Na vhodných místech doporučíme místo mnoha cizích slov používání jejich českých ekvivalentů, aby množství odborných nebo cizojazyčných termínů nemělo negativní vliv na pochopení informací.

Jak textový manuál vypadá?

Textový manuál je dokument, který vedle základní analýzy stávajících textů obsahuje doporučení, jak formulovat nejčastěji prezentované informace. Jeho součástí jsou také rozšířená pravidla firemního pravopisu a gramatiky a návod pro stylistiku firemních dokumentů. Předáme vám složky s jasně definovanými jazykovými zásadami, ale o jejich závaznosti pro textaře, interní i externí, musíte v konečné fázi rozhodnout v rámci marketingového oddělení nebo vedení firmy, případně můžete jejich používání pouze doporučit.

Proč byste měli mít textový manuál?

Zatímco grafický manuál nebo manuál pro nakládání s logotypem má dnes každá marketingově orientovaná firma, málokdo si uvědomí, že podobný návod by bylo vhodné formulovat také pro zacházení s texty. Důležitou součástí corporate identity je nejen grafický vizuál, ale také písemný projev, který firmu reprezentuje takřka každý den. Pro čtenáře vašich textů je určitě důležitá srozumitelnost a konzistence informací. Dodejte jim je tak, aby na žádném místě dokumentu nebyly na pochybách, s kým mají tu čest.

Co je pro textový manuál třeba?

Při tvorbě textového manuálu potřebujeme nejprve přečíst a důsledně analyzovat maximální množství dosud napsaných dokumentů, ať už byly určeny pro vnitřní, nebo vnější použití. To nám pomůže k tomu, abychom dostatečně pochopili, jaké typy dokumentů vytváříte a jaké informace jsou pro vás důležité. Přihlédneme k tomu, jaký typ firmy představujete a tomu přizpůsobíme naše výsledná doporučení. Během práce na manuálu se o vás budeme snažit zjistit i to, co možná nebudete pokládat za významné pro tvorbu psaných textů. Ale pochopení filozofie firmy, která se v dokumentech musí zákonitě odrazit, je pro nás vždy klíčové.